Ciupa Falęcka Karczmarczyk Radcowie Prawni s.c.

Dlaczego Klientom potrzebne są zewnętrzne firmy świadczące profesjonalne usługi prawne?
↑↓

Klienci muszą nieustannie podejmować decyzje, które mają znaczenie prawne, nie znając skutków, które mogą one wywołać. Przy stałym komplikowaniu się materii prawnej nie są oni w stanie zajmować się tym ani osobiście, ani często poprzez zatrudniony w przedsiębiorstwie personel. Potrzebują zatem pomocy zewnętrznych firm, które świadczą profesjonalne usługi prawne. Jest co najmniej kilka powodów, dla których Klienci poszukują i korzystają z takiej zewnętrznej pomocy:

1. profesjonalne usługi prawne, a ściślej osoby je świadczące tj. profesjonaliści, zaspokajają różnorodne – w tym życiowe, społeczne, gospodarcze – potrzeby Klienta;
2. profesjonaliści, ze względu na specjalne wykształcenie, wiedzę, doświadczenie i umiejętności zawodowe nie tylko pomogą w prowadzeniu przedsiębiorstwa lub rozwiązywaniu innych problemów, ale również, ze względu na swoją postawę, zachowania i reguły wykonywania zawodu, mogą znacząco wpłynąć na zwiększenie zasobów intelektualnych Klienta, a poprzez to na jego postrzeganie (prestiż, renoma) oraz sytuację i pozycję na rynku (wielu Klientów szczyci się współpracą z poważnymi profesjonalistami);
3. zatrudnieni u Klienta profesjonaliści świadczący pomoc prawną nie są w stanie samodzielnie, zwłaszcza w pojedynkę, rozwiązać wszystkich problemów, które może zrealizować zespół wyspecjalizowanych prawników z zewnętrznej firmy, co odnosi się zwłaszcza do koncepcyjnej pracy na poziomie strategicznego działania Klienta, rozwiązywania sytuacji skomplikowanych i nietypowych pod względem prawnym, w tym kryzysowych; firmy zewnętrzne pozbawione są także zbędnego bagażu wewnętrznych relacji i powiązań występujących u Klienta i podchodzą do wykonywania zadań z pewnym "dystansem" wymaganym przy rozwiązywaniu spraw całkowicie nowych, wykraczających poza dotychczasową działalność Klienta;
4. stałe zatrudnienie i utrzymanie na stałe wysokiej klasy profesjonalisty w przedsiębiorstwie jest bardzo kosztowne (zwłaszcza w systemie pracowniczym), może być skomplikowane i nawet mniej efektywne, a także powodować konflikty z innymi pracownikami, którzy czują się wtedy "gorsi" lub niedoceniani;
5. zewnętrzni profesjonaliści chętniej, łatwiej i bez zbędnych problemów, w porównaniu z personelem wewnętrznym, podzielą się z Klientem swoim bogatym, wielokierunkowym i wieloletnim doświadczeniem i umiejętnościami praktycznymi i zapewnią Klientowi dostęp do specjalistycznej wiedzy członków zespołu firmy, jako że przy dzisiejszym skomplikowaniu prawa nawet najlepsi nie są w stanie znać się na wszystkim;
6. w naturze profesjonalistów leży chętne podejmowanie wyzwań, gdyż upatrują oni w sukcesach dalszych możliwości swego rozwoju i umocnienia swej pozycji zawodowej.

Reasumując, Klienci poszukują i korzystają z pomocy zewnętrznych firm prawniczych, gdyż uświadamiając sobie potrzeby w zakresie świadczenia usług prawnych są przekonani, że firmy te zaspokoją je kompetentnie, rzetelnie, rzeczowo i efektywnie. Zewnętrzne firmy prawnicze zaangażują się również odpowiednio we współpracę z Klientem, bo sukces Klienta będzie ich sukcesem, a porażka ich porażką.

Dlaczego nie należy obawiać się podjęcia współpracy z zewnętrzną firmą świadczącą profesjonalne usługi prawne?
↑↓

Badania udowodniły, że Klienci, nawet przekonani o samej potrzebie skorzystania z zewnętrznej firmy prawniczej, podejmując taką decyzję odczuwają lęk, ponieważ nie mają w tym zakresie doświadczeń, nie znają się dokładnie działalności takich firm, zaledwie poznali niektórych prawników z takiej firmy, często też nie wiedzą czego mogą od nich oczekiwać ani o co konkretnie prosić. Nie mogą wreszcie zobaczyć tego, z czego korzystają: usługi prawne są niematerialne, najpierw sprzedawane, następnie świadczone i równocześnie konsumowane, nietrwałe (nie można wytwarzać ich na zapas) i niejednorodne (mogą być wykonywane na różne sposoby i z różnym skutkiem). Klienci boją się w związku z tym podjęcia błędnej decyzji, a w rezultacie porażki we współpracy.

Odpowiedzią na lęk Klienta jest profesjonalizm zewnętrznych firm prawniczych. Profesjonalizm – to prawnik profesjonalista. Kim jest wobec tego prawnik profesjonalista?

Nie ma w tym miejscu potrzeby analizowania licznych definicji profesjonalizmu. Jego istotę można sprowadzić do osób, które są profesjonalistami. Tak naprawdę bowiem Klient dostrzega przede wszystkim osobę prawnika świadczącego usługę i poprzez tę osobę oraz jej otoczenie buduje wizerunek i zaufanie do firmy prawniczej. Co zatem posiada prawnik profesjonalista i co wyróżnia go spośród innych osób pomagających Klientowi w wykonywaniu jego działalności?

Profesjonalista to ten, który przychodząc z zewnątrz jest wewnątrz, identyfikuje się z Klientem, angażuje swój potencjał i zasoby niematerialne i materialne w sprawy Klienta oraz wspólnie z Klientem zajmuje się sprawami przedsiębiorstwa. Klient razem z prawnikiem pracuje na sukces przedsiębiorstwa. Tylko wspólne zaangażowanie i wzajemne porozumiewanie się stanowią gwarancję sukcesu tej współpracy. Prawnik profesjonalista to nie tylko doradca, ale także aktywny pomocnik tj. osoba podejmująca wspólnie z Klientem decyzje i ich realizator. To także powiernik Klienta w dobrych i złych sytuacjach.

Nawet jeżeli potrzeba czasu, aby przekonać się do profesjonalisty, nie jest to czas stracony z punktu widzenia Klienta. Profesjonalizm oparty jest bowiem na doświadczeniu, a to nie powstaje w próżni, lecz jest funkcją czasu.

Czym jest współpraca Klienta z zewnętrzną firmą świadczącą profesjonalne usługi prawne i jakie są jej zasady?
↑↓

Współpraca Klienta z zewnętrzną firmą prawniczą nie polega na udzieleniu przez Klienta zlecenia oraz jego merytorycznym i technicznym wykonaniu przez firmę. To coś znacznie więcej. Współpraca to zaufanie i dobre wzajemne relacje. Jest ona o tyle szczególna, że wymaga nie tylko wewnętrznego przekonania Klienta o kompetencji firmy, ale przede wszystkim jego dużego zaangażowania w relację z partnerem. Bez wsparcia i pomocy Klienta żaden prawnik profesjonalista z firmy nie będzie w stanie wykonać postawionego przed nim zadania. Klient musi mieć zatem świadomość, że współpraca jest też jego dziełem, czy też wspólnym dziełem Klienta i zewnętrznej firmy, wynikiem ich wzajemnych relacji.

Na czym polegają zaufanie i dobre wzajemne relacje? Ich istotą jest przestrzeganie pewnych zasad wzajemnej współpracy. Szczerze mówiąc nie ma jakiegoś zbioru uniwersalnych i powszechnie uznawanych zasad współpracy z firmą prawniczą. Przeczyłoby to bowiem istocie profesjonalizmu i prowadziło do niepotrzebnej i niebezpiecznej rutyny, schematyzmu. Współpraca musi być bowiem skrojona pod potrzeby Klienta. Niemniej praktyka dyktuje pewne reguły, których przestrzeganie dobrze wróży takiej współpracy:

1) zaufanie – prawnik to powiernik Klienta, który ma o nim dużą wiedzę; Klient nie powinien zatem obawiać się powierzania prawnikowi poufnych informacji, z drugiej strony nie może jednak wykorzystywać informacji uzyskanych od prawnika w sposób sprzeczny z prawem lub naruszający dobre obyczaje czy umowę; zaufanie to także otwartość w mówieniu o swoich możliwościach i słabościach; przejawia się w akceptacji (wcale nie bezkrytycznej) prawnika przez Klienta;

2) lojalność – Klient i prawnik nie mogą działać na swoją niekorzyść w jakikolwiek sposób;

3) otwartość i prawdomówność – gotowość do współpracy i wrażliwość na wzajemne problemy, zrozumienie własnych słabości, unikanie kłamstwa i wprowadzania w błąd;

4) rzetelność i rzeczowość – ze strony prawnika to dołożenie wszelkich starań w rozpoznaniu i załatwieniu problemów Klienta w sposób chwytający ich istotę a nie drugorzędne sprawy, zgodny z wcześniejszymi deklaracjami; ze strony Klienta to stworzenie dogodnych warunków do wykonania zadania;

5) wiarygodność – ukazywanie i potwierdzanie swych kompetencji w działaniu;

6) jakość – dobre wyważenie relacji między potrzebą (oczekiwaniami) Klienta a jej przełożeniem na standard usługi, brak pustych lub trudnych czy niemożliwych do spełnienia deklaracji; jakość to gwarancja bezpieczeństwa Klienta;

7) dyspozycyjność i elastyczność – dopasowanie się do rytmu pracy Klienta zamiast pracy "od-do" typowej dla zatrudnionego personelu i odwrotnie, dopasowanie się do rytmu pracy prawnika przez Klienta; dopasowanie się do zmian u Klienta i zmian jego otoczenia; umiejętność rekcji na sytuacje nietypowe;

8) długoterminowość – myślenie o długoterminowych skutkach przekazywanych Klientowi rozwiązań i koncentrowanie się na długim okresie współpracy a nie na krótkotrwałych korzyściach; ostanie zadanie dotyczy również Klienta (bądź wymagający, ale wierny).

Można wskazać jeszcze inne zasady współpracy. Naszym zadaniem nie jest jednak wyczerpujące rozwinięcie tego tematu, ale wskazanie na te zasady, które w ocenie samych profesjonalistów winny stanowić podwaliny sukcesu, a w przypadku porażki powinny umożliwić wyjście z niej wzmocnionym we wzajemnych relacjach.

Jak przygotować się do współpracy z firmą świadczącą zewnętrzne profesjonalne usługi prawne?
↑↓

Jak już powiedzieliśmy, współpraca Klienta z profesjonalistą świadczącym usługi prawne jest relacją obustronną. Oznacza to, że także Klient winien się do takiej współpracy przygotować. Brak przygotowania to potencjalnie jej klęska czyli ziszczenie się snu, którego Klient najbardziej się obawia.

Co ma zrobić Klient, aby "profesjonalnie" przygotować się do pracy z prawnikiem profesjonalistą?

Przede wszystkim trzeba uświadomić sobie, że działanie Klienta nie odbywa się w próżni i ma zawsze swój kontekst prawny. Samo to jednak nie wystarczy. Najczęściej bez pomocy prawnika profesjonalisty nie jesteśmy sami w stanie odpowiednio rozpoznać i ocenić znaczenia tego kontekstu dla naszej działalności.

Pozornie to trudna sytuacja. Jest jednak z niej wyjście. Jakie? Jeżeli nie jestem w stanie sam czegoś zrobić, udaję się do kogoś, kto to potrafi. Problem jednak nie tylko w jego znalezieniu i wyborze, ale także w tym, jaką się wobec niego przyjmie postawę. Nawet najlepszy prawnik nie jest w stanie pomóc Klientowi, jeżeli ten nie zaangażuje się we wzajemną współpracę. Jeżeli Klient nie zaangażuje się aktywnie we współpracę, to nie tylko nie będzie miał na nią wpływu, biernie poddając się woli prawnika, ale również nie pozbędzie się lęku przed porażką.

Na czym polega aktywne zaangażowanie się we współpracę z prawnikiem?

Zaangażowanie się Klienta to otwarty stosunek do prawnika, wyrażanie woli i chęci współpracy z nim, to brak stawiania murów i bram w celu realizacji jakiś własnych interesów. To traktowanie go jako partnera w wyznaczonym podziale ról, a nie osoby trzeciej, przeciwnika, konkurenta czy ofiary. To wreszcie wzajemne komunikowanie się, czyli przekazywanie wszystkich istotnych informacji, które zdaniem Klienta mogą wpłynąć na dobro wzajemnych relacji (nie chodzi tylko o kwestie merytoryczne, ale także o kwestie wynikające z codziennej współpracy, nie mogą one być schowane pod sukno, ale muszą ujrzeć światło dzienne i być życzliwie przedstawione). Istotne jest także stawianie na długoterminowość a nie doraźność współpracy. Długa perspektywa wpływa bowiem znacząco na wzajemne poznanie się i dobro wzajemnych relacji, jest podstawą do większego zaangażowania się osobistego czy nawet zawodowej przyjaźni, co zwiększa atrakcyjność (także finansową) współpracy dla Klienta.

Zaangażowanie się Klienta to także zaangażowanie się jego personelu w relację z profesjonalistą. Wymaga to uświadomienia personelowi celów, kierunków i zasad współpracy z firmą prawniczą. Szczególnie istotną rolę odgrywa tu proces komunikowania się personelu Klienta z zewnętrznym prawnikiem. Nieraz konieczne jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ten proces, w tym sporządzenie listy osób, które decydują o tym, czy w danej sprawie należy zwrócić się o pomoc, bo oszczędza to czas i pieniądze Klienta. Rolę koordynatora może nawet pełnić wewnętrzny prawnik Klienta. Przydatne jest także ustalenie wewnętrznych procedur, które sformalizują w niezbędnym zakresie ten proces w sposób zgodny z potrzebami Klienta. Chodzi tu o kwestie przekazywania dokumentów lub innych materiałów, udzielania niezbędnych informacji, wyjaśnień, sprawozdań, przekazywania pieniędzy na opłacenie kosztów prowadzonych postępowań sądowych lub pozasądowych. Do dobrych obyczajów należy też odpowiednie przygotowanie się personelu na wizyty zewnętrznego prawnika u Klienta, które mogą przekształcić się nawet w stałą obecność.

Zaangażowanie to nadto ciągłe uczenie się i poznawanie profesjonalisty. W tym zakresie trzeba uświadomić sobie przede wszystkim, że prawnicy wykonują swój zawód zgodnie z pewnymi zasadami etyki zawodowej, za których naruszenie mogą ponieść surową odpowiedzialność. Trzeba to nie tylko poznać, ale i uszanować.

Czasami Klient nie wie, jak przygotować się do takiej współpracy. Nie jest niczym złym ani wstydliwym, jeżeli zwróci się w tym zakresie o pomoc do profesjonalisty. Przeprowadzenie w tym zakresie szkolenia czy nawet instruktażu jest przecież okazją do wzajemnego poznania się, a nawet utwierdzenia się w słuszności dokonanego wyboru. Z drugiej strony współpraca Klienta z zewnętrzną firmą prawniczą to także proces wzajemnego uczenia się i wynikające z niego korzyści: dla Klienta – zdobycie nowych doświadczeń, dla profesjonalisty – poznanie rynku, na którym działa.

Po czym można poznać "nieprofesjonalizm" zaangażowania się Klienta?

Typowymi zachowaniami w tym zakresie są:

• skłonność do narzucania prawnikowi rozwiązań opracowywanych przez niego problemów,
• brak poszanowania dla kultury prawnej, w której obszarze prowadzi się działalność,
• zmienność założeń, decyzji i ich uwarunkowań,
• brak podejmowania decyzji,
• niekompetencja,
• obciążanie wyłącznie prawnika odpowiedzialnością za wszystkie niepowodzenia,
• krótkowzroczność w podejmowanych działaniach,
• nieodpowiednie zachowania wobec prawnika, odnoszące się do jego osoby a nie merytorycznie do tego, co robi lub zrobił.

Dlaczego nie można przekraczać bariery "profesjonalizmu" i czym się to kończy?
↑↓

W praktyce działalności profesjonalnej zdarzają się sytuacje, w których Klient może przekroczyć granicę "profesjonalizmu" tj. zachowywać się w sposób trudny do zaakceptowania przez profesjonalistę. W takim przypadku profesjonalista może podjąć się zadania "zmiany relacji z Klientem" lub zrezygnować z współpracy.

Pierwsze rozwiązane jest trudne dla obu stron, a bez ich wzajemnego zaangażowania – niemożliwe do przeprowadzenia. Wiele zależy przy tym od Klienta i jego woli o chęci dokonania zmian. Porozumienie zawsze jest możliwie, aczkolwiek wcale nie musi być najlepszym rozwiązaniem.

Drugie rozwiązanie jest czasami konieczne i wcale nie świadczy o braku profesjonalizmu obu stron. To trudne wyjście, ale z punktu widzenia profesjonalisty może ono okazać się nieodzowne nawet kosztem utraty Klienta.

Jest jednak coś, co warto zachować na koniec takiej współpracy – to kultura rozstania się. Winno ono nastąpić, jeżeli już jest konieczne, w drodze wzajemnego porozumienia się co do wszelkich istotnych kwestii dotyczących przeszłej współpracy. Leży to także w interesie Klienta. Ogłaszanie światu konfliktu nie świadczy dobrze o obu jego stronach. Dlatego dobrze jest postawić sobie wewnętrzną granicę, po której przekroczeniu nawet w imię własnych nadrzędnych wartości nie warto podejmować trudu dalszej współpracy, z jednoczesnym postanowieniem, że nie powinno się jednak marnować tego, co zdarzyło się w relacji z Klientem w przeszłości. Nigdy bowiem nie wiadomo co przyniesie przyszłość, a może ona wyznaczyć kolejne spotkania Klienta z zewnętrzną firmą prawniczą.

Dziękujemy za okazane nam zaufanie i czas poświęcony na przeczytanie niniejszych propozycji. Życzymy także udanego wyboru profesjonalisty świadczącego zewnętrzne usługi prawne.

Przygotowanie do rozmowy z prawnikiem
↑↓

Co to znaczy być dobrze przygotowanym do pierwszej rozmowy z prawnikiem? Część klientów oczekuje, że prawnik, do którego przyjdą, by powierzyć mu sprawę lub problem, od razu będzie ich prowadził za rękę, podejmował za nich decyzje, rozstrzygał dylematy, wybierał i wdrażał rozwiązania. Inni przeciwnie, uważają, że prawnik będzie od początku ich "najemnikiem" wykonującym wszelkie polecenia, bo przecież oni wiedzą najlepiej, o co w sprawie chodzi i jakie winno być rozwiązanie.

Korzystanie z pomocy prawnika wymaga tymczasem przygotowania i współdziałania ze strony klienta. Im jest on lepiej przygotowany i aktywniejszy we współdziałaniu (w dobrym tego słowa znaczeniu, ale nie nadaktywny), tym lepiej przebiega świadczenie usługi i zdrowsza jest relacja z prawnikiem.

Dla Twojej wygody stworzyliśmy listę kontrolną, która pomoże Ci przygotować się do spotkania z prawnikiem. Nie aspirujemy tu do wyczerpania tematu, ale mamy nadzieję, że lista ta pomoże rozpoznać, zgromadzić i usystematyzować istotne w sprawie informacje, wyjaśnienia, dowody, uwarunkowania i zależności między nimi.

I jeszcze jedno: nie należy spodziewać się zbyt wiele po pierwszej rozmowie. Coraz częściej bowiem, ze względu na ciągle wzrastające wymogi i obowiązki prawników, muszą oni, jeszcze zanim podejmą decyzję o przyjęciu sprawy, rozpoznać, wyjaśnić i rozstrzygnąć szereg kwestii wstępnych, formalnych i merytorycznych. W szczególności dotyczy to identyfikacji klienta i sprawy pod kątem tego, czy nie występuje np. przypadek tzw. spraw niedopuszczalnych, konflikt interesów, prania pieniędzy. Nadto zanim prawnik przystąpi do świadczenia usługi, należy uregulować kwestie zakresu i sposobu jej świadczenia, wynagrodzenia i płatności.

Czy Klient może sam rozsądnie i realistycznie spróbować zaprojektować usługę "szytą dla niego na miarę"? To niełatwe, ale możliwe. Ostatecznie zresztą taki wysiłek się opłaca. Co więcej, może spotkać się z aprobatą prawnika i ułatwić mu podjęcie decyzji o przyjęciu sprawy. Pozwoli mu to bowiem na lepsze rozpoznanie nie tylko samej sprawy, ale przede wszystkim oczekiwań i wymagań klienta, jego preferencji i rozwiązań nie do zaakceptowania. Projektowanie usługi to w gruncie rzeczy podsumowanie wielu decyzji podjętych jeszcze na etapie poszukiwania prawnika, tylko z nieco innego punktu widzenia (przejście z orientacji na prawnika do orientacji na usługę).

Dla ułatwienia przygotowaliśmy ankietę, która pozwoli na zaprojektowanie Twojej usługi. Życzymy powodzenia.

Dla Twoich kontaktów i relacji z prawnikiem, a także dla samego prowadzenia sprawy, duże znaczenia ma Twoje przygotowanie do spotkania. Im lepiej przyjdziesz na nie przygotowany, tym szybciej, sprawniej i efektywniej uzyskasz właściwą pomoc prawną.

O czym warto pamiętać
↑↓

• nie wolno niczego, co dla sprawy istotne, ukrywać przed prawnikiem (obowiązuje go tajemnica zawodowa, nakazująca zachowanie w tajemnicy wszystkiego, czego dowiedział się w związku ze świadczeniem pomocy prawnej),
• nie wolno próbować ograniczać niezależności prawnika (wywierać na niego wpływu, nacisku, stosować przymusu, wydawać mu wiążących poleceń lub wskazówek), bo jego niezależność leży w Twoim interesie,
• ma on prawo ustalenia i potwierdzenia Twojej tożsamości jako klienta; co więcej, w niektórych przypadkach jest to jego obowiązek – prawnik musi przekazać Twoje dane właściwym władzom (kwestia przeciwdziałania praniu pieniędzy),
• pomoc prawną rozwiązującą Twój problem nie zawsze uzyskasz od razu (jest to niemożliwe zwłaszcza przy sprawach nietypowych, skomplikowanych lub w razie braku potwierdzenia istotnych dla sprawy okoliczności),
• możesz spotkać się z odmową świadczenia pomocy prawnej, gdy prawnik ma ku temu ważny powód (np. przyjęcia zlecenia zakazują przepisy prawa lub etyki zawodowej, występuje konflikt interesów, prawnik nie ma specjalistycznej wiedzy koniecznej do prowadzenia sprawy, prawnik ma inne zobowiązania, które nie pozwalają na przyjęcie zlecenia).

Lista kontrolna
↑↓

Przed spotkaniem z prawnikiem sprawdź poniższą listę kontrolną:

1. Na czym polega Twój problem?

• zdefiniuj istotę problemu (jaki jest jego charakter i natura; na czym on polega)
• opisz go swoimi słowami (fakty i okoliczności związane z problemem, ich źródła, przyczyny i skutki)

2. Jakie są uwarunkowania związane z problemem?

Zdefiniuj i opisz uwarunkowania: • osobiste • rodzinne • życiowe • majątkowe • finansowe • gospodarcze • organizacyjne • handlowe • techniczne • technologiczne • inne

3. Czy problem jest udokumentowany?

Ustal, w czyim posiadaniu znajdują się dokumenty lub inne materiały.

• dokumenty urzędowe / prywatne,
• inne materiały (korespondencja, publikacje, dane lub bazy danych, zdjęcia, filmy, nagrania, bilingi, ekspertyzy, opinie, operaty, analizy itd.).

Zbierz, usystematyzuj i przynieś.

4. Kto ma wiedzę o problemie?

• świadkowie (imię i nazwisko, adres),
• władze lub organy rządowe / samorządowe (nazwa, adres, dane kontaktowe, osoby kontaktowe),
• inne instytucje (nazwa, adres, dane kontaktowe, osoby kontaktowe),
• biegli, rzeczoznawcy,
• inni eksperci (imię i nazwisko, adres),
• kto jeszcze może pomóc

Rozpoznaj, zidentyfikuj, zbierz i przynieś dane.

5. Jakie są przeszkody w dotarciu do istoty problemu?

Rozpoznaj i zdefiniuj.

6. Jakie są ryzyka związane z problemem lub jego rozwiązaniem?

Rozpoznaj i zdefiniuj.

7. Jakie znaczenie (wartość) ma dla Ciebie problem i jego rozwiązanie?

Zdefiniuj i określ wartość (znaczenie) problemu.

8. Czy znasz stronę przeciwną?

• imię i nazwisko / nazwa
• adres
• dane kontaktowe (telefon, faks, e-mail)
• osoby kontaktowe / przedstawiciele

Zidentyfikuj i przynieś dane.

Zasady ustalania wynagrodzenia
↑↓

Wynagrodzenie obejmuje honorarium i zwrot wydatków. Honorarium to wyłącznie zapłata za wykonaną usługę. Odrębną pulę stanowią wydatki poniesione przez prawnika w związku z wykonaniem usługi – różnego rodzaju opłaty, podatki lub inne koszty, które klient musi prawnikowi zwrócić. Prawnik nie ma bowiem obowiązku ponoszenia za klienta wydatków.

Wynagrodzenie, jego forma i wysokość są wypadkową wielu czynników. Tradycyjnie przy ustalaniu wynagrodzenia uwzględnia się w szczególności:

• charakter i rodzaj sprawy (tzn. czy jest ona typowa, czy nietypowa; jakiego działu prawa dotyczy; czy występuje w niej jedno, czy wiele zagadnień lub kwestii wstępnych, głównych czy pobocznych),
• konieczny nakład pracy (tzn. czas, wysiłek intelektualny, organizacyjny lub techniczny),
• miejsce i/lub terminy świadczenia usługi (czy świadczenie usługi wymaga osobistego, bezpośredniego lub pośredniego kontaktu, lokalizacja siedziby lub miejsca zamieszkania prawnika i klienta, upływ terminów, od których zależy przedawnienie sprawy lub skuteczność procesowa dokonywanych czynności),
• stopień trudności i złożoności sprawy (tzn. czy jest ona nieskomplikowana, czy skomplikowana pod względem prawnym lub faktycznym),
• wymaganą specjalistyczną wiedzę (prawniczą i nieprawniczą).

Nowsze podejścia do kwestii wynagrodzenia wskazują również na takie czynniki jak:

• znaczenie (wartość) sprawy dla klienta,
• korzyści (wyniki, efekty) materialne i niematerialne osiągane przez klienta w związku ze świadczoną usługą.

W szerszym kontekście na wynagrodzenie mogą wpływać:

• tzw. życiowa wartość klienta dla prawnika,
• rentowność relacji z klientami,

które występują zazwyczaj przy stałych i długoterminowych umowach lub relacjach z klientem.

Prawnicy jako przedsiębiorcy, o czym wielu klientów zapomina, kształtują także wynagrodzenie z uwzględnieniem zasad racjonalności gospodarczej i efektywności ekonomicznej, w szczególności zaś biorąc pod uwagę:

• zysk (nadwyżkę przychodów nad kosztami i obciążeniami),
• rentowność (wysokość zysku przypadającą na jednostkę kosztów),
• efektywność działania,
• wypłacalność kancelarii (zdolność do bieżącego regulowania należności).

Formy wynagrodzenia
↑↓

W praktyce stosowane są następujące formy wynagradzania prawników:

Wynagrodzenie oparte na stawkach zryczałtowanych

Wynagrodzenie jest ustalone z góry, jego wysokość nie zmienia się, wynagrodzenie nie jest zależne od osiągniętych wyników/efektów.

Taka forma wynagrodzenia pozwala na:

• uniknięcie ryzyka nieprzewidywalności jego wysokości,
• przerzucenie ryzyka niedoszacowania jego wysokości na prawnika,
• mobilizację prawnika do wykonania zlecenia w krótszym czasie (oszczędność czasu), osiągnięcia zamierzonych wyników (efektów) i unikania zbędnych kosztów.

Klient powinien jednak pamiętać, że prawnik zgodzi się na takie wynagrodzenie w sprawach, w których da się jasno zdefiniować problem i nakład pracy konieczny do jego rozwiązania lub łatwo wymierzyć wyniki (efekty) oraz że weźmie przy tym pod uwagę racjonalność gospodarczą i efektywność ekonomiczną takiej decyzji z punktu widzenia kancelarii jako przedsiębiorstwa (zazwyczaj więc przyjmie wyższą wycenę nakładu pracy, wyższą marżę zysku niż przy wynagrodzeniu opartym tylko na nakładzie pracy, a także będzie oszczędzać na rzeczywistym nakładzie i kosztach świadczenia usługi w celu zwiększenia rentowności i efektywności działania – co może być dla klienta wadą).

Ta forma wynagrodzenia jest typowa w przypadku usług prawniczych opartych na doświadczeniu lub efektywności tzn. dotyczących spraw o rozpoznanym i określonym albo niskim poziomie ryzyka, mających określony, ale niewysoki lub niski stopień trudności i złożoności, nie wymagających specjalistycznej wiedzy, ale wymagających w pewnym zakresie dużego doświadczenia zawodowego (powtarzalnych, nieskomplikowanych) lub przy długoterminowych umowach o stałą obsługę prawną ze ściśle zdefiniowanymi parametrami dotyczącymi rodzaju spraw i nakładu pracy.

W praktyce stosuje się także pewne modyfikacje w ustalaniu wynagrodzenia opartego na stawkach zryczałtowanych, zwiększające ekwiwalentność wzajemnych świadczeń oraz pozwalające na osiągnięcie symetrii w rozkładzie ryzyka. Polegają one na:

• ustaleniu, że wysokość sumy zryczałtowanej odpowiada zdefiniowanemu nakładowi czasu pracy, a nadwyżki są rozliczane po stawkach opartych na nakładzie (czasie) pracy, lub
• wprowadzeniu zastrzeżenia, że suma zryczałtowana może zostać podwyższona na skutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, albo zastrzeżenia o dodatkowej premii dla prawnika w przypadku, gdy osiągnięte wyniki (efekty) są wysoce zadowalające pod względem ilościowym, wartościowym lub jakościowym (wymaga to zdefiniowania).

Wynagrodzenie oparte na czasie (nakładzie) pracy

Wynagrodzenie jest zależne od nakładu (czasu) pracy i naliczane od rzeczywistego nakładu (czasu) pracy, nie zależy od osiągniętych wyników/efektów.

Wynagrodzenie takie:

• jest nieprzewidywalne (co do ostatecznej wysokości),
• jest niesymetryczne z punktu widzenia rozłożenia ryzyka (prawnik otrzymuje wynagrodzenie bez względu na wynik/efekt),
• może za słabo motywować prawnika (do oszczędności nakładu pracy).

Dzieje się tak wówczas, gdy klient nie angażuje się w pracę z prawnikiem. Jeżeli jednak będzie aktywnie w niej uczestniczył oraz ściśle i na bieżąco współpracował z prawnikiem w określeniu problemu, zaplanowaniu niezbędnych czynności i ich kontrolowaniu, będzie miał istotny wpływ na rozliczanie i wysokość wynagrodzenia. Prawnicy upatrują zalety tej formy wynagrodzenia w tych właśnie czynnikach, ponieważ w żadnym innym przypadku klient nie będzie aż tak skłony do angażowania się w relację z prawnikiem. Istotne jest także to, że naliczany jest tu rzeczywisty czas świadczenia usługi (przy czym rozliczenia nie muszą wcale dotyczyć całości tego czasu – prawnik bierze pod uwagę to, że klient nie zaakceptuje zbyt wysoko oszacowanego nakładu pracy) i stosowana jest niższa marża niż w przypadku stawek zryczałtowanych.

Ta forma wynagrodzenia jest typowa w przypadku usług prawniczych opartych na wiedzy tzn. dotyczących spraw o wysokim poziomie ryzyka, mających duży stopień trudności i złożoności, wymagających specjalistycznej wiedzy lub dużego doświadczenia zawodowego (precedensowych, nietypowych lub skomplikowanych).

Wynagrodzenie oparte na wynikach (efektach)

Wynagrodzenie jest zależne od osiągniętych wyników/efektów i wypłacane tylko w razie ich osiągnięcia.

W ocenie wielu klientów jest to rodzaj wynagrodzenia najbardziej motywujący prawnika do osiągania oczekiwanych przez nich celów: pobudzający do podejmowania większego ryzyka, zwiększający kreatywność, skuteczność i efektywność, a samym klientom przynoszący wymierne oszczędności (w razie nieosiągnięcia wyniku/efektu).

Nie należy jednak zapominać, że:

• wynagrodzenie tego rodzaju trudno zastosować w sprawach, w których nie można ściśle określić i/lub zmierzyć wyników/efektów,
• wyniki/efekty nie są widoczne natychmiast (lub w krótkim czasie), ale dopiero po dłuższym czasie,
• wyniki/efekty mogą być chronione prawami wyłączanymi na rzecz prawnika,
• osiągnięcie zamierzonych wyników/efektów może okazać się niemożliwe, wątpliwe lub utrudnione,
• istnieje ryzyko, że zastosowane mierniki wyników/efektów nie przyniosą korzyści klientowi lub wystąpią tylko korzyści w krótkim okresie – kancelaria jako przedsiębiorstwo działające dla zysku nie zgodzi się na ustalenie takiego wynagrodzenia, wiedząc z góry, że nie przyniesie jej to zysku i że ryzyko nieosiągnięcia wyniku jest duże (wynika to zasady racjonalności gospodarczej i efektywności ekonomicznej).

Ta forma wynagrodzenia jest stosowana w przypadku usług prawniczych typu projektowego opartych na efektywności tzn. dotyczących spraw o niskim lub bardzo niskim poziomie ryzyka, mających niski stopień trudności i złożoności, nie wymagających specjalistycznej wiedzy lub dużego doświadczenia zawodowego (typowych, rutynowych lub nieskomplikowanych).

Trzeba także wiedzieć, że zasady wykonywania zawodu zabraniają radcom prawnym i adwokatom ustalania wynagrodzenia opartego wyłącznie na wynikach/efektach (jest to wykroczenie dyscyplinarne). Nadto, taki typ wynagrodzenia eliminuje z rynku część klientów – gdy, w ocenie prawników, osiągnięcie wyników/efektów oczekiwanych przez tych klientów jest nierealne lub ryzyko nieosiągnięcia jest zbyt wysokie.

Wynagrodzenie oparte na znaczeniu (wartości) sprawy dla klienta

Wynagrodzenie to zależy od dającej się wymierzyć wartości sprawy dla klienta np. wartości obrotu, transakcji, przedmiotu sporu.

typ ten jest podobny do wynagrodzenia opartego na wynikach/efektach w tym sensie, że może pobudzać do podejmowania ryzyka i osiągania celów klienta, zwiększać kreatywność, skuteczność i efektywność prawnika.

Wysokość wynagrodzenia jest w tym przypadku zdecydowanie najwyższa spośród wszystkich rodzajów wynagrodzeń (może to być stała lub zmienna stopa procentowa o rozpiętości 1–40 proc.).

Ta forma wynagrodzenia jest typowa w przypadku usług prawniczych typu projektowego opartych na wiedzy lub doświadczeniu, ale wyłącznie przy sprawach, których znaczenie (wartość) dla klienta da się precyzyjnie określić i zmierzyć.

Wynagrodzenie oparte na formułach mieszanych

Wynagrodzenie oparte na formułach mieszanych to kombinacja opisanych wyżej form wynagrodzeń. Bazuje ono na ich zaletach i minimalizacji wad.

Z reguły jest stosowane w przypadku spraw o niejednorodnym charakterze, które nie dadzą się prosto ująć w jedną typową dla nich formę wynagrodzenia.

Wynagrodzenie oparte na urzędowo określonej taryfie

Wynagrodzenie oparte na urzędowo określonej taryfie dotyczy radców prawnych i adwokatów. Obejmuje ich czynności w postępowaniach przed sądami powszechnymi lub administracyjnymi.

Ma ono charakter minimalnej ceny urzędowej obliczanej od wartości przedmiotu sporu lub będącej opłatą stałą. Stanowi także podstawę do obliczania i zwrotu kosztów zastępstwa procesowego w przypadku wygrania sprawy (strona wygrywająca otrzymuje wynagrodzenie reprezentującego ją prawnika od strony przegrywającej).

Urzędowe określenie wynagrodzenia stanowi jedynie podstawę do jego zasądzenia przez sąd (wynagrodzenie to nie może być niższe niż stawka minimalna i wyższe niż jej sześciokrotność). Nie oznacza to jednak, że wynagrodzenie ustalone w umowie z klientem nie może być wyższe od określonego w taryfie (z wyjątkiem wynagrodzenia za tzw. pomoc z urzędu). W przypadku, gdy wynagrodzenie to jest wyższe niż możliwe do zasądzenia, klient nie otrzyma zwrotu pełnego wynagrodzenia zapłaconego prawnikowi.

Wynagrodzenie a kodeks etyki zawodowej
↑↓

Zasady ustalania wynagrodzenia radców prawnych i adwokatów wynikają także z ich kodeksów etyki zawodowej. Etyczne determinanty kształtowania tego wynagrodzenia sprowadzają się do tego, aby było ono:

• jawne dla klienta (znane klientowi i z nim uzgodnione co do zasad i wysokości przed przystąpieniem do wykonywania usługi; klient winien być poinformowany o stosowanych zasadach wynagrodzenia; podane i wyjaśnione powinny być wszystkie składniki wynagrodzenia wraz ze sposobem ich ustalania oraz podatkami i innymi opłatami mającymi charakter cenotwórczy; dotyczy to również wydatków zwrotnych; podane powinny być również przypadki zmiany ceny, zarówno w zakresie jej zwiększeń – podwyżki, jak i zmniejszeń – obniżki, rabaty, upusty, skonta itd.);
• odpowiednie (ustalone z uwzględnieniem charakteru i rodzaju sprawy, koniecznego nakładu pracy, miejsca świadczenia usługi, stopnia jej trudności i złożoności, wymaganej specjalistycznej wiedzy, znaczenia sprawy dla klienta – dotyczy radców prawnych),
• zależne od należytego prowadzenia sprawy, a nie oparte wyłącznie na jej wyniku/efekcie.

Z drugiej strony zasady etyki zawodowej radców prawnych (częściowo także adwokatów):

• zabraniają uzależniania wypłacenia honorarium za prowadzenie sprawy od osiągnięcia jej pomyślnego wyniku, chyba że co innego stanowią przepisy prawa; dopuszczalne jest umowa, która przewiduje dodatkowe honorarium za pomyślny wynik sprawy, zawarta przed jej ostatecznym rozstrzygnięciem; nie dotyczy to wynagrodzenia opartego na urzędowej taryfie (jeżeli jest ono zależne od wartości przedmiotu sporu);
• zabraniają dzielenia się wynagrodzeniem z osobą nieuprawnioną ustawowo do świadczenia pomocy prawnej;
• nakazują rozliczanie wynagrodzenia z innym radcą prawnym współpracującym lub od którego przejęto sprawę, a także poinformowanie klienta, że część wynagrodzenia należy się innemu radcy prawnemu;
• zakazują ograniczania niezależności, w tym ulegania wpływom klienta (zwłaszcza w zakresie przerzucania całości ryzyka gospodarczego i finansowego związanego ze sprawą na radcę prawnego), uzależniania się od klientów, działania w celu zadowolenia klientów m.in. w kwestiach finansowych (może to dotyczyć niektórych przypadków wynagrodzenia opartego na wynikach/efektach lub na znaczeniu (wartości) sprawy dla klienta);
• zezwalają na pobieranie od klienta zaliczek na poczet wynagrodzenia,
• zakazują wstrzymania się od wykonania czynności z powodu nieotrzymania wynagrodzenia lub jego części, ale zezwalają w tej sytuacji na wypowiedzenie zlecenia.

Zwrot wydatków
↑↓

Z ekonomicznego punktu widzenia należy odróżnić wynagrodzenie prawnika jako składnik ceny usługi prawniczej od wydatków związanych ze świadczeniem tej usługi i poniesionych na koszt prawnika. Chodzi tu o różnego rodzaju opłaty (np. sądowe, administracyjne, skarbowe, notarialne, umowne), podatki lub koszty (np. zamówionych ekspertyz, opinii, operatów, tłumaczeń, wydatków na przejazdy, zakwaterowanie i wyżywienie). Tego rodzaju wydatki mają charakter wydatków zwrotnych, bo prawnik nie ma obowiązku – także etycznego – ponoszenia ich za klienta.

Prawnik może uzależniać zawarcie lub wykonywanie umowy od wnoszenia przez klienta zaliczek na poczet wydatków zwrotnych. Kwoty tych zaliczek winny być obiektywnie i racjonalnie oszacowane, tak aby faktycznie pokrywały wydatki, a nie stanowiły ukrytego zysku. Prawnik nie ponosi także odpowiedzialności za ewentualne skutki prawne, jakie mogą powstać w następstwie nieuiszczenia wydatków przez klienta lub niewniesienia zaliczek.